Những điều tổ chức cần biết khi muốn đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có nhu cầu mở, thành lập Văn phòng đại diện để mở rộng phạm vi hoạt động, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Việc thành lập văn phòng đại diện đang là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh.

Công ty của bạn muốn thành lập văn phòng đại diện? GỌI NGAY để được Chúng tôi tư vấn MIỄN PHÍ hoặc tìm hiểu các thông tin pháp lý liên quan đến thành lập văn phòng đại diện dưới đây.

I. Những điều cần biết khi muốn thành lập văn phòng đại diện.

1. Khái niệm về văn phòng đại diện?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Ngành nghề hoạt động của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời.

Các lĩnh vực hoạt động mà văn phòng đại diện được phép thực hiện:

1. Hoạt động đại diện, giao dịch

• Thực hiện các công việc đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước.
• Ký kết hợp đồng trên cơ sở ủy quyền của doanh nghiệp mẹ.
• Quảng bá, tiếp thị sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ.

@@@ Lưu ý: Văn phòng đại diện không được tự ký hợp đồng kinh doanh mà chỉ thực hiện theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ.

2. Nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại

• Khảo sát, nghiên cứu thị trường để hỗ trợ doanh nghiệp mẹ trong hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ doanh nghiệp mẹ trong hoạt động xúc tiến thương mại, triển lãm, hội thảo.
• Thu thập, cung cấp thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, chính sách ngành nghề.

@@@Lưu ý: Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện nghiên cứu, không được trực tiếp kinh doanh hoặc bán sản phẩm, dịch vụ.

3. Hỗ trợ kỹ thuật, giám sát dự án

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, hướng dẫn sử dụng sản phẩm (không thu phí dịch vụ).
• Giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm, công trình hoặc dịch vụ của doanh nghiệp mẹ.
• Hỗ trợ triển khai các dự án mà công ty mẹ thực hiện.

@@@Lưu ý: Nếu văn phòng đại diện thực hiện các dịch vụ thu phí, thì phải chuyển đổi sang văn phòng đại diện hoặc công ty con.

4. Hỗ trợ tuyển dụng, quản lý nhân sự

• Tuyển dụng nhân sự cho công ty mẹ.
• Đào tạo nhân viên, phổ biến chính sách của công ty mẹ.
• Quản lý nhân sự, thực hiện các chính sách phúc lợi, bảo hiểm xã hội.

@@@Lưu ý: Văn phòng đại diện không được trực tiếp ký hợp đồng lao động với khách hàng hoặc đối tác mà chỉ hỗ trợ cho công ty mẹ.

Những hoạt động văn phòng đại diện KHÔNG được phép làm

+ Không được kinh doanh, cung cấp dịch vụ có thu phí.

+ Không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

+ Không được tự thực hiện hợp đồng, chỉ có thể làm theo ủy quyền.

+ Không được nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa.

Nếu doanh nghiệp muốn trực tiếp kinh doanh, bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc xuất hóa đơn, cần thành lập văn phòng đại diện hoặc công ty con thay vì văn phòng đại diện.

3. Đặt tên Văn phòng đại diện như thế nào cho đúng quy định?

Theo Điều 40 và Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, tên của Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy tắc sau:

1. Cấu trúc tên Văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm hai thành phần: “Văn phòng đại diện” + “Tên công ty mẹ”.

Ví dụ:

+ Văn phòng đại diện Công ty TNHH Dịch vụ Sao Việt tại TP. Hồ Chí Minh.

+ Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần XYZ tại Bình Định.

+ Văn phòng đại diện Công ty TNHH Dịch vụ Sao Việt tại Hà Nội.

2. Quy định về ngôn ngữ và cách viết:

Tên văn phòng đại diện phải viết bằng tiếng Việt.

Có thể sử dụng thêm chữ số và ký hiệu nhưng không được chứa từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục.

Tên phải thể hiện rõ loại hình văn phòng đại diện và tên doanh nghiệp mẹ.

3. Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn

Không được đặt trùng tên với văn phòng đại diện khác của cùng một công ty.

Không được gây nhầm lẫn với văn phòng đại diện hoặc công ty con.

Ví dụ sai:

+ Văn phòng đại diện Công ty TNHH ABC tại TP. Hồ Chí Minh (nếu là văn phòng đại diện, không được dùng từ "Văn phòng đại diện").

+ Văn phòng đại diện ABC tại TP. Hồ Chí Minh (thiếu tên đầy đủ của công ty mẹ).

4. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt

Văn phòng đại diện có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài, dịch từ tiếng Việt tương ứng.

Có thể sử dụng tên viết tắt nhưng không được gây nhầm lẫn với các tổ chức khác.

Ví dụ:

Tiếng Việt: Văn phòng đại diện Công ty TNHH XYZ tại Hà Nội.

Tiếng Anh: Representative Office of XYZ Co., Ltd in Hanoi.

Tên viết tắt: VPĐD XYZ Hà Nội.

5. Quy định về địa danh trong tên

Địa danh đặt sau tên công ty mẹ phải là nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Có thể sử dụng tên tỉnh/thành phố hoặc quận/huyện nếu cần chi tiết hơn.

Ví dụ:

+ Văn phòng đại diện Công ty TNHH ABC tại Đà Nẵng.

+ Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần XYZ tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

6. Lưu ý khi đặt tên Văn phòng đại diện

✅Không chứa từ ngữ gây nhầm lẫn về mô hình hoạt động.

✅ Không đặt tên trùng hoặc tương tự với các tổ chức khác để tránh vi phạm sở hữu trí tuệ.

✅ Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc vi phạm đạo đức xã hội.

4. Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi làm giấy phép thành lập văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau để đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

1. Thông báo Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu quy định (Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

2. Bản sao giấy tờ pháp lý của người ký hồ sơ (CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền).

3. Giấy ủy quyền (nếu có).

5. Trình tự, thủ tục đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

Bước 2: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở tài chính nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

6. Hướng dẫn kê khai địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

+ Không được đặt tại chung cư (trừ khi có chức năng thương mại).

+ Có thể đặt khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính của công ty mẹ.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

* Hướng dẫn cách khai thông tin địa chỉ trụ sở chính:

- Địa chỉ trụ sở chính:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: Số 52 đường Hoàng Văn Thụ

Xã/Phường/Thị trấn: Quang Trung

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: Quy Nhơn

Tỉnh/Thành phố: Bình Định

Điện thoại:     Fax (nếu có):          

Email (nếu có):        Website (nếu có):    

- Trong trường hợp địa chỉ không có số nhà, đường thì khai Tổ, Khu vực

Ví dụ:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: Tổ 5, Khu vực 4

Xã/Phường/Thị trấn: Quang Trung

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: Quy Nhơn

Tỉnh/Thành phố: Bình Định

- Trong trường hợp địa chỉ là thôn, xã ở các huyện, thị xã thì khai thôn, xã

Ví dụ:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: Thôn Chánh Danh

Xã/Phường/Thị trấn: Cát Tài

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: Phù Cát

Tỉnh/Thành phố: Bình Định

- Việc ghi thông tin số điện thoại số điện thoại bàn, số điện thoại di động của doanh nghiệp, số fax, email và website trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là không bắt buộc.

Điện thoại :   Fax (nếu có):          

Email (nếu có):        Website (nếu có):

7. Thời gian để hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Hồ sơ hợp lệ: Khoảng 3-5 ngày làm việc để nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Giải pháp: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh kéo dài thời gian.

8. Các loại thuế mà văn phòng đại diện phải nộp?

- Các loại thuế Văn phòng đại diện phải thực hiện như sau:

1. Lệ phí môn bài:

+ Văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh, sản xuất hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

+ Nếu văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh thì mức lệ phí môn bài là:

• 1.000.000 đồng/năm nếu văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng.
• 500.000 đồng/năm nếu doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống.

+ Hạn nộp: Chậm nhất ngày 30/1 hàng năm. Nếu văn phòng đại diện mới thành lập, phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép hoạt động.

2. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

+ Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu, thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNDN.

+ Nếu văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh (bán hàng, cung cấp dịch vụ), thì phải kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN như một đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ.

3. Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

+ Nếu văn phòng đại diện có nhân viên ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên, thì phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.

+ Tỷ lệ đóng như sau (tính trên lương cơ bản đóng BHXH):

Doanh nghiệp đóng: 21,5%

Người lao động đóng: 10,5%

Các khoản bảo hiểm gồm:

BHXH: 17% (doanh nghiệp) + 8% (người lao động)

BHYT: 3% (doanh nghiệp) + 1,5% (người lao động)

BHTN: 1% (doanh nghiệp) + 1% (người lao động)

+ Hạn nộp: Chậm nhất ngày 30 của tháng sau.

@@@Lưu ý: Văn phòng đại diện phải kê khai thuế dù không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế, để tránh bị xử phạt do không thực hiện nghĩa vụ báo cáo thuế.

II. Dịch vụ làm giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định của Sao Việt

1. Lý do chọn dịch vụ làm giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định của Sao Việt?

1. Thủ tục nhanh gọn tiết kiệm thời gian chi phí, bạn không phải lo lắng về thủ tục pháp lý.
2. Dịch vụ giá rẻ, đảm bảo hoàn thiện mọi thủ tục đăng ký kinh doanh tại Bình Định nhanh nhất.
3. Cam kết dịch vụ uy tín, 100% không có phát sinh chi phí.
4. Hoàn trả 100% phí dịch vụ nếu quý khách không hài lòng khi sử dụng dịch vụ hoặc công ty không thực hiện các nội dung trong hợp đồng.
5. Tư vấn miễn phí trước và sau khi đăng ký văn phòng đại diện tại Bình Định.
6. Hỗ trợ giao ký tận nơi.
7. Trao giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tận nhà cho Quý khách hàng.
8. Dịch vụ thực hiện tại tất cả các huyện trên địa bàn tỉnh Bình Định cũng như trên toàn quốc.

Sao Việt hỗ trợ thủ tục làm giấy phép hoạt động văn phòng đại diện và giao kết quả tận nơi tại các địa điểm sau:

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Quy Nhơn, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Tuy Phước, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Phù Mỹ, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Hoài Nhơn, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại An Lão, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại An Nhơn, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Phù Cát, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Hoài Ân, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Tây Sơn, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Vân Canh, Bình Định.

• giấy phép hoạt động văn phòng đại diện tại Vĩnh Thạnh, Bình Định.

• Và tất cả các địa điểm trên cả nước.

2. Tư vấn miễn phí liên quan đến đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định

Sao Việt sẽ giải đáp thắc mắc và tư vấn miễn phí cho khách hàng các hạng mục sau:

• Tư vấn về đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định
• Tư vấn về kê khai địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.
• Tư vấn về thuế.
• Tư vấn về ngành nghề đăng ký
• Tư vấn về hồ sơ cần chuẩn bị.
• Và tư vấn tất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động văn phòng đại diện mà quý KH chưa rõ.

3. Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định

• Khách hàng chỉ cần cung cấp căn cước công dân/hộ chiếu sao y công chứng. Tư vấn Sao Việt sẽ soạn thảo toàn bộ hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định để nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh, hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu quy định (Phụ lục II-7).

2. Bản sao giấy tờ pháp lý của người ký hồ sơ (CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền).

3. Giấy ủy quyền (nếu có).

• In hồ sơ, chuyển hồ sơ hướng dẫn khách hàng ký. Khách hàng không cần phải đi lại vì Chúng tôi hỗ trợ giao ký tận nơi.
• Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh và nhận kết quả thay cho khách hàng.
• Giao Giấy đăng ký kinh doanh tận nơi cho khách hàng.
• Hướng dẫn các công việc khách hàng cần làm sau khi có giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.

4. Kết quả nhận được khi sử dụng dịch vụ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định

1. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện giao tận nơi.
2. Tư vấn, hướng dẫn miễn phí các thủ tục sau khi có giấy phép kinh doanh.

5. Chi phí trọn gói cho Dịch vụ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định

1. Gói dịch vụ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thông thường: Dịch vụ trọn gói của Sao Việt có mức giá là từ 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy từng loại hình công ty. Thời gian Quý khách hàng nhận được giấy phép kinh doanh là 3 ngày làm việc.

Gói dịch vụ này giúp Quý khách tiết kiệm tối đa thời gian chi phí cho việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện để Quý khách bắt tay vào thực hiện các công việc chuyên môn của mình như: nhân sự, mặt bằng, website, nhận diện thương hiệu, chuẩn bị sản phẩm, thị trường….để việc kinh doanh của Quý khách sẽ hoàn toàn suôn sẻ thuận lợi.

2. Gói dịch vụ siêu tốc theo yêu cầu của Quý khách hàng: Đặc biệt Tư vấn Sao Việt có hỗ trợ làm Giấy phép kinh doanh siêu tốc trong 1 ngày với chi phí rẻ nhất thị trường Bình Định. Tư vấn Sao Việt cam kết 100% Quý khách sẽ nhận được Giấy phép kinh doanh đúng theo nhu cầu của Quý khách.
3. Tư vấn Sao Việt là đơn vị chuyên dịch vụ thành lập công ty tại Bình Định, luôn tạo dựng được sự chuyên nghiệp và tận tâm trong dịch vụ nên được mọi khách hàng tin yêu và hợp tác. Tư vấn Sao Việt cam kết mang lại dịch vụ pháp lý tốt nhất cho Quý khách hàng và 100% không phát sinh các chi phí khác trong quá trình đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Bình Định.

Liên hệ dịch vụ làm giấy phép kinh doanh tại Bình Định

Công Ty TNHH Tư Vấn Sao Việt

Tư vấn miễn phí các loại hình kinh doanh

Chuyên viên: Ms Mỹ Trang

Tel/ Zalo: 0917 097 906